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Finanzielle Abwicklung eines Projekts

Finanzielle Abwicklung eines Projekts

Auszahlungsanträge: Meldung von Projektausgaben und erzielten Projektoutputs

Im Zuge der Projektumsetzung sind vom Projektträger mehrere Auszahlungsanträge an die Verwaltungsbehörde zu richten. Sie dienen sowohl der Meldung und dem Nachweis der getätigten Ausgaben wie auch der erzielten Projektoutputs.

Ein vollständiger Auszahlungsantrag umfasst die folgenden Bestandteile:

  • Einen Einzelauszahlungsantrag (EAA) für jeden der Ausgaben tätigenden Partner einschließlich des Projektträgers, mitsamt den zugehörigen Belegen
  • Einen Projektauszahlungsantrag (PAA), der vom Projektträger erstellt wird und lediglich der Zusammenfassung der von den verschiedenen Ausgaben tätigenden Partnern gemeldeten Ausgaben dient.
  • Einen Outputbericht, der vom Projektträger erstellt wird, mitsamt den zugehörigen Belegen.

Im Sinne einer regelmäßigen Verausgabung der Mitteln reichen der Projektträger und seine Partner der Verwaltungsbehörde mindestens zweimal jährlich einen vollständigen Auszahlungsantrag ein.

Projektausgaben sind grundsätzlich in Übereinstimmung mit:
• den Kriterien des Programms für die Förderfähigkeit von Ausgaben und
• dem Kostenplans des Projekts in der vom Begleitausschuss bewilligten Fassung
zu tätigen

Alle Partner verpflichten sich:
– den zeitlichen Rahmen einzuhalten, um den Risiko einer automatischen Aufhebung der Mittelbindung zu verhindern ;
– gemäß den geltenden rechtlichen Bestimmungen für alle finanziellen Vorgänge mit Bezug zum Projekt entweder eine gesonderte Buchführung oder einen geeigneten Buchführungscode zu nutzen ;
– die Unterlagen zu den Projektausgaben aufzubewahren ;
– die Einzel- und Projektauszahlungsanträgen mittels der Online-Anwendung SYNERGIE-CTE, wie im folgenden Schema zu erstellen:

Die einzelnen Verfahrensschritte werden anlässlich der Schulungen zur Nutzung von SYNERGIE-CTE zur Ausgabenmeldung ausführlich erläutert.

Mit der Erstellung der Einzelauszahlungsanträge und des Projektauszahlungsantrags ist die Erstellung des Teils des Auszahlungsantrags zu den Projektkosten abgeschlossen. Vor der Übermittlung eines vollständigen Auszahlungsantrags an die Verwaltungsbehörde ist vom Projektträger noch der Outputbericht zu erstellen.

 

Prüfung der Auszahlungsanträge und Auszahlung der Gemeinschaftsmittel

Die Prüfung des Auszahlungsantrags auf der ersten Ebene wird auch als Verwaltungsprüfung bezeichnet, da er sich auf die vom Projektträger und den übrigen Ausgaben tätigenden Partnern eingereichten Belege stützt.
Die erste Komponente der Verwaltungsprüfungen betrifft die Prüfung der Förderfähigkeit der in den Einzelauszahlungsanträgen und im Projektauszahlungsantrag enthaltenen Ausgaben.

Jede geltend gemachte Ausgabe ist Gegenstand einer Prüfung durch die Verwaltungsbehörde, deren Ergebnis in der Online-Anwendung SYNERGIE-CTE dokumentiert wird.

Die Verwaltungsprüfungen können um zusätzliche Vor-Ort-Prüfungen ergänzt werden, die von der Verwaltungsbehörde beim Projektträger und / oder bei einem oder mehreren der anderen Ausgabentätigenden Partnern durchgeführt wird.

Die Kofinanzierung durch das Programm erfolgt ausschließlich in Form einer Erstattung auf der Grundlage von tatsächlich getätigten und anhand von geeigneten Belege als förderfähig bewerteten Ausgaben in Höhe des für das Projekt festgelegten Fördersatzes. Die Auszahlung der EU-Mittel erfolgt auf der Basis der anerkannten förderfähigen Ausgaben. Die Auszahlung erfolgt nach Möglichkeit spätestens 90 Tage nach Einreichung eines Auszahlungsantrags.
Die Kontrolle, ob die von der Verwaltungsbehörde durchgeführten Verwaltungsprüfungen vollständig und umfassend sind, obliegt der Bescheinigungsbehörde.
Nach Abschluss der genannten Prüfungen verfügt die Verwaltungsbehörde eine Auszahlungsanordnung, auf deren Grundlage die Paierie Régional Grand Est die Zahlung der EU-Mittel an den Projektträger vornimmt. Es ist die Pflicht des Projektträgers, die den übrigen Partnern gemäß der gemeinsam in der Projektgruppe vereinbarten Bedingungen zustehenden Anteile an den EU-Mitteln weiterzuleiten.

 

Finanzielle Abschluss

Erreicht der Betrag an EU-Mitteln, die an das Projekt ausbezahlt wurden, 80% der für das Projekt bewilligten Summe an EU-Mitteln, setzt die Verwaltungsbehörde die Mittelauszahlung aus. Dessen ungeachtet sind die Ausgaben und die Projektoutputs weiterhin bei der Verwaltungsbehörde zu melden. Der Restbetrag der dem Projekt geschuldeten EU-Mitteln wird ausbezahlt, sobald der Verwaltungsbehörde die für den Projektabschluss notwendigen Unterlagen übermittelt wurden und die Verwaltungsbehörde deren Prüfung abgeschlossen hat.

Der Projektabschlussbericht ist Teil der für den Projektabschluss notwendigen Unterlagen, deren Übermittlung an die und deren Prüfung durch die Verwaltungsbehörde Voraussetzung ist für die Auszahlung des Restbetrags der dem Projekt geschuldeten EU-Mitteln.

Die Verwaltungsbehörde prüft auf Grundlage des letzten Outputberichts, inwieweit die Projektziele erreicht wurden und insbesondere, in welcher Weise das Projekt zu den Programmindikatoren beigetragen hat. Sie prüft auch, die von den Begünstigten vorgelegten Angaben zur tatsächlichen finanziellen Projektumsetzung um eine mögliche Überfinanzierung auszuschließen. Die Auszahlung der Schlussrate entspricht der letzten Zahlung an das Projekt, mit der die Gesamtsumme an dem Projekt zustehenden EU-Mitteln erreicht wird.