Zusätzliche Informationen
 
 
Berichte

Projektberichte[1]

Jeder Projektträger ist gehalten, zwei Berichte zum Stand der Projektumsetzung zu erstellen. Eine entsprechende Verpflichtung ist in der Projektvereinbarung geregelt. Eine Nichtbeachtung dieser Verpflichtung stellt demnach eine Verletzung der zwischen dem Projektträger und der Verwaltungsbehörde sowie zwischen den Projektpartnern unter sich getroffenen Vereinbarungen dar.

Die in den Berichten zu machenden Angaben unterscheiden sich von denen in den Auszahlungsanträgen, die der Verwaltungsbehörde während der gesamten Projektdauer fortlaufend zu übermitteln sind. Dessen ungeachtet können sich der Projektträger und seine Partner auf die dort enthaltenen Daten stützen, um ihre Ausführungen zu verdeutlichen. Sie können zugleich die Projektberichte nutzen, um die in den Auszahlungsanträgen enthaltenen Daten zu erläutern oder um im Zuge der Projektumsetzung aufgetretene Abweichungen zwischen den angestrebten Zielen (hinsichtlich des Arbeitsplans oder in finanzieller Hinsicht) zu erklären.

Projektzwischenbericht

Verfahren und Inhalte

Der Projektzwischenbericht ist nach der Hälfte des Realisierungszeitraums des Projekts vom Projektträger mit Hilfe seiner Partner zu vervollständigen und in elektronischer Form an die Verwaltungsbehörde zu übermitteln.

Der Projektzwischenbericht dient insbesondere dazu, den regelmäßigen Kontakt zwischen dem Programm und dem Projekt sicherzustellen, die angemessene Projektumsetzung (in Hinblick auf die angestrebten Ergebnisse, den Arbeitsplan, den Projektkostenplan, die Öffentlichkeitsarbeit und die anzusprechenden Zielgruppen) zu überprüfen, einen Einblick in die Intensität der Zusammenarbeit zwischen den Partnern zu erhalten, über Informationen für die Kommunikation und die Öffentlichkeitsarbeit auf Programmebene zu verfügen, aufgetretene Probleme zu identifizieren, um noch vor Ablauf des Projekts Abhilfe schaffen zu können und schließlich um Informationen zu guten und schlechten Praktiken zu sammeln um diese im Rahmen der Kapitalisierung verwenden zu können.

Berichtsformat

Die Verwaltungsbehörde übermittelt dem Projektträger die Vorlage für den Bericht. Bei der Vorlage handelt es sich zunächst um ein Dokument im MS-Word-Format. Eine spätere Integration des Zwischenberichts in die Online-Anwendung SYNERGIE-CTE ist möglich. Die Vorlage für den Zwischenbericht umfasst auch eine Liste von Anlagen, die dem Bericht beizufügen sind.

Kommt die Verwaltungsbehörde zu dem Schluss, dass der Bericht unvollständig oder ungenau ist, kann sie ggf. vom Projektträger weitere Informationen oder zusätzliche Anlagen anfordern.

Fristen

Die Verwaltungsbehörde teilt dem Projektträger bei der Übermittlung der Vorlage für den Bericht die Frist für die Einreichung des Berichts mit.

Projektabschlussbericht

Verfahren und Inhalte

Der Projektabschlussbericht ist nach dem Projektabschluss vom Projektträger mit Hilfe seiner Partner zu vervollständigen und in elektronischer Form an die Verwaltungsbehörde zu übermitteln.

Der Projektabschlussbericht soll eine Gesamtschau über die Projektumsetzung ermöglichen und Informationen bereitstellen, die zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit für das Programm oder zu statistischen Zwecken verwertet werden können.

Der Bericht soll insbesondere Angaben liefern zu guten und schlechten Praktiken, die für die Kapitalisierung (insbesondere auch in Hinblick auf eine kommende Förderperiode) und für die Inwertsetzung der Projektergebnisse auf Programmebene genutzt werden können, sowie zur Dauerhaftigkeit des Vorhabens und seiner Übertragbarkeit auf Programm- und Gemeinschaftsebene insgesamt.

Berichtsformat

Die Verwaltungsbehörde übermittelt dem Projektträger die Vorlage für den Bericht. Bei der Vorlage handelt es sich zunächst um ein Dokument im MS-Word-Format. Eine spätere Integration des Zwischenberichts in die Online-Anwendung SYNERGIE-CTE ist möglich. Die Vorlage für den Zwischenbericht umfasst auch eine Liste von Anlagen, die dem Bericht beizufügen sind.

Fristen

Die Verwaltungsbehörde teilt dem Projektträger bei der Übermittlung der Vorlage für den Bericht die Frist für die Einreichung des Berichts mit.

Kommt die Verwaltungsbehörde zu dem Schluss, dass der Bericht unvollständig oder ungenau ist, kann sie ggf. vom Projektträger weitere Informationen oder zusätzliche Anlagen anfordern.

Der Projektabschlussbericht ist Teil der für den Projektabschluss notwendigen Unterlagen, deren Übermittlung an die und deren Prüfung durch die Verwaltungsbehörde Voraussetzung ist für die Auszahlung des Restbetrags der dem Projekt geschuldeten EU-Mitteln.

 

[1]    Dieser Abschnitt findet in der dargestellten Weise keine Anwendung auf Kleinprojekte. Die entsprechenden Informationen für die Träger von Kleinprojekten enthält das Handbuch für Kleinprojekte.

 

 

(Stand 12.12.2017)