Zusätzliche Informationen
 
Dokumente
 
Aufbewahrung der Belege und Buchhaltung

Aufbewahrungspflicht der Originaldokumente

Die Projektpartner übermitteln der Verwaltungsbehörde grundsätzlich nur Kopien der vorzulegenden Nachweise. Die Originale aller Nachweise müssen vom jeweiligen Begünstigten, der die Ausgaben im Rahmen des Projekts tätigt, vor Ort aufbewahrt werden.

Die Dokumente müssen entweder im Original oder als beglaubigte Kopien der Originale aufbewahrt werden oder abgespeichert auf allgemein üblichen Datenträgern in Form von elektronischen Abschriften der Originaldokumente.

Dokumente, die nur elektronisch verfügbar sind, sind ebenfalls auf allgemein üblichen Datenträgern aufzubewahren. Das Verfahren für die Bescheinigung der Übereinstimmung von auf allgemein üblichen Datenträgern gespeicherten Dokumenten mit den Originalen muss sicher und für Prüfungszwecke zuverlässig sein.

Wenn Dokumente nur in elektronischer Form verfügbar sind, müssen die genutzten IT-Systeme allgemein anerkannten Sicherheitsstandards entsprechen, die die Übereinsteinstimmung mit den nationalen Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten gewährleisten und für Prüfungszwecke zuverlässig sind.

Im Falle von etwaigen Prüfungen müssen die Originalbelege den Prüfern vor Ort innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung gestellt werden können.

Bei Projektabschluss wird die Verwaltungsbehörde den Projektträger darüber informieren, ab welchem Datum der Zeitraum von zwei Jahren beginnt, innerhalb dessen die gesamten Originalbelege aufbewahrt werden müssen.

Getrennte Buchführung

Für alle im Zusammenhang mit dem Projekt stehenden Ausgaben muss jeder Projektpartner ein separates Buchführungssystem oder einen geeigneten Buchführungscode verwenden.

 

Stand: 30.06.2016