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Verfahren zum Geltendmachen von Personalkosten

Methode 1 : Ermittlung der direkten Personalkosten durch Anwendung eines Pauschalsatzes auf alle übrigen direkten, fördefähigen Kosten des betroffenen Projekts.

Die Höhe der förderfähigen Personalkosten ergibt sich durch die Anwendung eines Pauschalsatzes von bis zu 20 % auf alle direkten förderfähigen Projektkosten, die keine Personalkosten und keine Büround Verwaltungsausgaben sind.

Die Höhe des anzuwendenden Pauschalsatzes ergibt sich in Abhängigkeit von:

  • der Höhe der förderfähigen direkten Projektkosten, die keine Personalkosten und keine Büround Verwaltungsausgaben sind sowie
  • der Frage, ob für eine der Kostenkategorien alleine mehr als die Hälfte aller förderfähigen direkten Projektkosten, die keine Personalkosten und keine Büro‐ und Verwaltungsausgaben sind, vorgesehen sind.

Der jeweils anwendbare Pauschalsatz kann der folgenden Tabelle entnommen werden:

Tabelle Personalkosten M1Der anzuwendende Pauschalsatz wird im Zuge der Antragsprüfung abschließend festgelegt. Eine Änderung während der Projektumsetzung oder im Zuge des Projektabschlusses ist nicht möglich.

Die auf dieser Grundlage ermittelten Personalausgaben gelten anteilig zu den angemessen belegten direkten förderfähige Kosten, die keine Personalkosten und keine Büro‐ und Verwaltungsausgaben sind, als getätigt und bezahlt. Die Auszahlung der entsprechenden Fördermittel erfolgt daher anteilig zur Auszahlung der Fördermittel für diese übrigen direkten, förderfähigen Kosten.

Vorzulegende Nachweise:

Keine Nachweise vorzulegen

Methode 2 : Ermittlung der direkten Personalkosten auf der Grundlage eines Stundensatzes für die im Rahmen des Projekts erbrachte Arbeit.

Für jeden betroffenen Beschäftigten wird einmalig ein Stundensatzes definiert auf der Grundlage der zuletzt dokumentierten jährlichen Bruttopersonalkosten und der jährlichen Arbeitszeit im Umfang von 1.720 Stunden.

Stundensatz = zuletzt dokumentierte jährliche  Bruttopersonalkosten / 1.720 Stunden

Der Stundensatz je Beschäftigtem wird im Zuge der Antragserarbeitung ermittelt und bleibt für die gesamte Laufzeit des Projekts gültig.

Die Höhe der förderfähigen Personalkosten ergibt sich aus der Multiplikation der monatlich im Rahmen des Projekts tatsächlich gearbeiteten Stunden mit dem errechneten Stundensatz je Beschäftigtem.

Die Methode 2 findet in folgenden Fällen in der Regel keine Anwendung:

  • Die Beschäftigungsdokumente des / der betroffenen Mitarbeiter(s) enthalten Angaben zu einem festen prozentualen Anteil der Arbeitszeit, der dem Projekt gewidmet ist. In diesem Fall kommt die Methode 3.A zur Anwendung.
  • Der betroffene Mitarbeiter arbeitet ausschließlich für das Projekt. Auch in diesem Fall kommt die Methode 3.A zur Anwendung.
  • Es liegt kein Nachweis über das Gehalt der vergangenen 12 Monate vor. In diesem Fall kommen die Methode 3.A (s. erster Spiegelstrich) bzw. Methode 3.B zur Anwendung.
  • Der Nachweis über das Gehalt der vergangenen 12 Monate bezieht sich (ggf. auch nur teilweise) auf eine Teilzeitbeschäftigung. Auch in diesem Fall kommen die Methode 3.A (s. erster Spiegelstrich) bzw. Methode 3.B zur Anwendung.

Vorzulegende Nachweise

Im Zuge der Antragstellung:

  • Nachweis der förderfähigen Bruttoarbeitskosten der vergangenen 12 Monate (inklusive Arbeitgeberanteile), der eine Überprüfung der förderfähigen Kostenbestandteile ermöglicht

Im Zuge der Projektrealisierung:

  • Nachweis über die Beschäftigung beim Projektpartner, üblicherweise Arbeitsvertrag, Ernennungsurkunde o.ä.
  • Monatliche Timesheets oder gleichwertige  Zeiterfassungssysteme, die 100% der Arbeitszeit abdecken (einschließlich der nicht für das Projekt gearbeiteten Stunden), unterzeichnet vom jeweiligen Beschäftigten und seiner/seinem Vorgesetzten

Hinweise:

  • Die Anzahl der im Rahmen des Projekts erbrachten und abgerechneten Stunden darf 10 Stunden pro Tag nicht überschreiten.Abgerechnet werden nur die tatsächlich im Rahmen des Projekts gearbeiteten Stunden, Urlaubs‐ und Krankheitstage sind bereits im Nenner der Berechnungsformel (1.720 Std.) berücksichtigt und können nicht zusätzlich über das Timesheet abgerechnet werden.

Methode 3 : Ermittlung der direkten Personalkosten auf der Grundlage von tatsächlich getätigten und bezahlten Ausgaben

Option a) Anhand eines festen Prozentsatzes monatlicher Arbeitszeit im Rahmen des Projekts

Diese Methode findet Anwendung für Personen, die

1.     ausschließlich für das Projekt arbeiten.

Es ist eindeutig nachzuweisen, dass die betroffenen  Personen ihre Arbeitszeit vollumfänglich im Rahmen des Projekts erbringen. Dies kann bspw. durch ein Beschäftigungsdokument oder durch andere vertragswirksame Dokumente, wie etwa Dienstaufgabenbeschreibungen, Abordnungsschreiben etc. erbracht werden, die eine Überprüfung der notwendigen Informationen ermöglichen.

Vorzulegende Nachweise:

  • Nachweis über die Beschäftigung beim Projektpartner, üblicherweise Arbeitsvertrag, Ernennungsurkunde o.ä.
  • Nachweis über die vollumfängliche Abordnung auf das Projekt
  • Nachweise der monatlichen Bruttoarbeitskosten, die eine Überprüfung der  förderfähigen Kostenbestandteile ermöglichen.

Die förderfähigen Bruttoarbeitskosten werden vollumfänglich berücksichtigt.

2.     einen festen prozentualen Anteil ihrer Arbeitszeit im Rahmen des Projekts erbringen.

Es muss ein eindeutiger Nachweis über den festen  Prozentsatz der monatlichen Arbeitszeit erbracht werden, mit dem die betroffene Person auf das Projekt abgeordnet ist. Dies kann bspw. durch ein Beschäftigungsdokument oder durch andere vertragswirksame Dokumente, wie etwa Dienstaufgabenbeschreibungen, Abordnungsschreiben etc. erfolgen, die eine Überprüfung der entsprechenden Informationen ermöglichen.

Die Höhe der förderfähigen Personalkosten ergibt sich aus der Multiplikation der tatsächlichen monatlichen Personalkosten mit dem Anteil an der Gesamtarbeitszeit, den eine Person für das Projekt aufbringt.

Vorzulegende Nachweise

  • Nachweis über die Beschäftigung beim Projektpartner, üblicherweise Arbeitsvertrag, Ernennungsurkunde o.ä.
  • Nachweis des festen, prozentualen Anteils an der Gesamtarbeitszeit, der für das Projekt aufgewendet wird
  • Nachweise der monatlichen Bruttoarbeitskosten, die eine Überprüfung der förderfähigen Kostenbestandteile ermöglichen.

Hinweis :

Die Übermittlung eines Timesheets ist bei Rückgriff auf diese Methode nicht notwendig.

Option b) Anhand eines variablen Prozentsatzes monatlicher Arbeitszeit im Rahmen des Projekts

Diese Methode findet Anwendung auf Personen, die nicht ausschließlich im Rahmen des Projekts arbeiten und deren Beteiligung am Projekt monatlich variiert. Aufgrund des damit verbundenen Arbeitsaufwandes sollte diese Methode nur dann zur Anwendung kommen, wenn die Methoden 2 und 3.A für die betroffenen Personen nicht geeignet sind.

In diesem Fall wird ein Stundensatz errechnet, indem die monatlichen Bruttoarbeitskosten durch die vertraglich festgelegten monatlichen Sollarbeitsstunden geteilt werden. Dieser Stundensatz wird dann mit der – anhand eines Timesheets ermittelten – Anzahl der monatlich im Rahmen des Projekts gearbeiteten und abgerechneten Stunden multipliziert.

In Frankreich beläuft sich die Zahl der vertraglich festgelegten theoretischen monatlichen Arbeitsstunden auf 151,67 Stunden.

In Baden-Württemberg entspricht diese Zahl der mit dem Faktor 4,33 multiplizierten Zahl an vertraglich festgelegten theoretischen wöchentlichen Arbeitsstunden.
Prämien- und Sonderzahlungen sind förderfähig, insofern sie beide folgende Anforderungen erfüllen:

  • sie sind in einem Beschäftigungsdokument, in einem Tarifvertrag oder gesetzlich vorgesehen;
  • sie werden nicht nur aus dem Grund gezahlt, dass eine Förderung aus Gemeinschaftsmitteln
    erfolgt.

Wenn ihr Betrag die üblichen Bruttolohn- oder -gehaltskosten abzüglich der Prämien- und Sonderzahlungen nicht übersteigt, können diese vollumfänglich in die Berechnung der Bruttoarbeitskosten des Monats eingehen, in dem sie ausbezahlt werden.
Wenn ihr Betrag die üblichen Bruttolohn- oder -gehaltskosten abzüglich der Prämien- und Sonderzahlungen übersteigt, legt der Begünstigte die Prämien- und Sonderzahlungen mittels einer von der Verwaltungsbehörde bereitgestellten Tabelle auf die Monate um, auf die sich die Prämienund Sonderzahlungen beziehen. Der auf diese Weise ermittelte Betrag entspricht dem Anteil der Prämien- und Sonderzahlungen, der abgerechnet werden kann.

Vorzulegende Nachweise:

  • Nachweis über die Beschäftigung beim Projektpartner, üblicherweise Arbeitsvertrag, Ernennungsurkunde o.ä.
  • Nachweise der monatlichen Bruttoarbeitskosten (inklusive Arbeitgeberanteile), die eine Überprüfung der  förderfähigen Kostenbestandteile ermöglichen
  • Monatliche Timesheets oder gleichwertige Zeiterfassungssysteme, die 100% der Arbeitszeit abdecken (einschließlich der nicht für das Projekt gearbeiteten Stunden), unterzeichnet vom jeweiligen Beschäftigten und seiner/seinem Vorgesetzten
  • Ggf. Tabelle zur Berechnung von Prämien- und Sonderzahlungen

Hinweise:

  • Die Anzahl der im Rahmen des Projekts erbrachten und abgerechneten Stunden darf 10 Stunden pro Tag nicht überschreiten.
  • Abgerechnet werden nur die tatsächlich im Rahmen des Projekts gearbeiteten Stunden, Urlaubs‐ und  Krankheitstage können bei Rückgriff auf diese Methode nicht abgerechnet werden.

Stand: 08.12.2016