Zusätzliche Informationen
 
 
Grundsatz der Nachweispflicht für Ausgaben

Nachweis der Ausgaben und Aufbewahrungspflicht der Dokumente

Tatsächlich getätigte und gezahlte Ausgaben

Eine förderfähige Ausgabe muss folgende Voraussetzungen erfüllen: Sie wird von einem Begünstigten während des Realisierungszeitraums des Projekts tatsächlich getätigt und vom Begünstigten spätestens innerhalb von zwei Monaten nach Ende des Realisierungszeitraums gezahlt werden. Der Begünstigte trägt die Kosten der Ausgabe.

Die in Form von Geldleistungen tatsächlich getätigten Ausgaben müssen durch Kopien von Rechnungen oder gleichwertigen Buchungsbelegen nachgewiesen werden, die sämtliche der nachfolgenden Informationen enthalten:

  • Datum des Dokuments
  • Name des Projektpartners, der die Ausgabe tätigt
  • Name des Zahlunsgsempfängers
  • Verwendungszweck / Gegenstand der Zahlung (wenn der Verwendungszweck / Gegenstand der Zahlung nicht aussagekräftig ist, ist dieser auf der Rechnung oder einem gesonderten Dokument zu vermerken bzw. zu erläutern);

Um von der Verwaltungsbehörde als förderfähig anerkannt zu werden, muss auf den Originalbelegen der Ausgaben (Originalrechnung oder gleichwertiger Buchungsbeleg) soweit möglich der Projekttitel bzw. Bezug der Ausgabe zum Projekt vermerkt sein. Idealerweise enthalten die Dokumente ebenfalls den Namen des Programms INTERREG V Oberrhein.

Soweit ein Nachweis mittels einer Rechnung nicht möglich ist, erfolgt der Nachweis mittels anderer, gleichwertiger Buchungsbelege, über deren Zulässigkeit das Gemeinsame Sekretariat im Zuge der Antragsprüfung, spätestens aber die Verwaltungsbehörde zum Zeitpunkt der Ausgabenprüfung, befindet.

Kassenbelege

Kassenbelege können als gleichwertige Buchungsbelege anerkannt werden, wenn folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

  • das Datum des Dokumentes ist ausgewiesen;
  • der Verwendungszweck / Gegenstand der Zahlung ist ausgewiesen (wenn der Verwendungszweck / Gegenstand der Zahlung nicht aussagekräftig ist, ist dieser auf der Rechnung oder einem gesonderten Dokument zu vermerken bzw. zu erläutern);
  • der Betrag der Ausgabe ist kleiner oder gleich 200,00€ brutto. Ausgaben, die 200,00 € übersteigen müssen durch Rechnungen nachgewiesen werden, um als förderfähig anerkannt zu werden.

Interne Rechnungsstellung

Ausgaben, die sich aus der internen Rechnungsstellung innerhalb einer Einrichtung, die als Projektpartner am Projekt beteiligt ist, ergeben, sind nur dann förderfähig, wenn die Zusammensetzung der verschiedenen Kostenbestandteile nachvollziehbar ist und die einzelnen Kostenbestandteile jeweils förderfähig und durch einzelne Kostenbelege nachgewiesen sind.

Ausgaben, die auf einer gegenseitigen Rechungsstellung zwischen Projektpartnern für ein Gut oder eine Dienstleistung basieren (gilt sowohl für Projektpartner, kofinanzierende und nicht kofianzierende Partner) sind nicht förderfähig.

Gegenseitige Rechungsstellung

Ausgaben, die auf einer gegenseitigen Rechungsstellung zwischen Projektpartnern für ein Gut oder eine Dienstleistung basieren (gilt sowohl für Projektpartner, kofinanzierende und nicht kofianzierende Partner) sind nicht förderfähig.

Zahlungsbelege

Schließlich können Ausgaben nur dann als förderfähig anerkannt werden, wenn ein Nachweis über die Kassenwirksamkeit d.h. die tatsächliche Zahlung vorliegt. Dieser Nachweis kann durch die Vorlage folgender Dokumente erbracht werden:

  • eine zusammenfassende Aufstellung der Ausgaben, deren Kassenwirksamkeit durch die Unterschrift einer hierzu ermächtigten Person bestätigt wird;
  • Kopie der Kontoauszüge des Begünstigten, die den Auszahlungsbetrag und das Datum der Zahlung enthalten;
  • Kopie der Rechnungen, deren Zahlung durch die betroffenen Lieferanten bestätigt wird, oder gleichwertige Buchungsbelege, die  durch einen befähigten Dritten erstellt und bestätigt sind;
  • bzgl. der Sozialabgaben auf Personalkosten französischer Begünstigter Kopien der Bestätigungen der Organismen, an die die Sozialabgaben abzuführen sind, bzw. gleichwertige Belege.

Unabhängig von der Wahl der Nachweise müssen folgende Informationen nachgewiesen werden:

  • Datum der Kassenwirksamkeit der Ausgabe (d.h. das Datum, an dem das Konto der Zahlstelle des Partners in Höhe der Zahlung belastet wurde).
  • Ggf. den angewandten Wechselkurs. Wenn nötig, kann die Verwaltungsbehörde die Übersetzung der Rechnung in eine der Programmsprachen fordern.

Sonderfall : Nachweis des Wechselkurses

Ausgaben sind der Verwaltungsbehörde ausschließlich in Euro zu melden.

Ausgaben, die in einer anderen Währung als dem Euro getätigt wurden, sind vom Begünstigten in Euro umzurechnen. Die Ausgaben sind vom Begünstigten anhand des monatlichen Wechselkurses der Kommission umzurechnen, der in dem Monat gilt, in dem die Ausgabe getätigt wurde. Eine Ausgabe gilt als getätigt, wenn die Tätigkeit, die zu der Ausgabe geführt hat, abgeschlossen ist oder wenn die geplanten Dienstleistungen erbracht worden sind. Beispiel: Bei einer Dienstreise wird der Tag, an dem die Reise stattfindet, als das Datum angesehen, an dem die Ausgabe getätigt wird. Bei einer Bestellung von Gütern und Dienstleistungen handelt es sich um das Lieferdatum.

Der monatliche Wechselkurs der Europäischen Union kann unter folgendem Link aufgerufen werden: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm

Kassenwirksamkeit der in den Personalkosten enthaltenen Sozialabgaben

Die Verwaltungsbehörde, die Zahlstelle des Programms, die Prüfbehörde, die Bescheinigungsbehörde und die nationalen Vorhabenprüfer können im Rahmen von Beleg‐ und Vor‐Ort‐Kontrollen die Einsicht sämtlicher Dokumente und Belege im Original einfordern, die notwendig sind, um die tatsächliche Umsetzung des Projekts oder die tatsächliche Kassenwirksamkeit der Ausgaben zu überprüfen.

Ausgaben in Form von Sachleistungen oder Abschreibungen

Im Gegensatz zu tatsächlich getätigten Ausgaben finden bei Sachleistungen und Abschreibungskosten keine realen Finanzflüsse (mit Auszahlung) statt.

Förderfähige Sachleistungen entsprechen Leistungen ohne finanzielle Gegenleistung, die speziell für die Umsetzung des Projekts in Anspruch genommen werden. Es kann sich dabei um die Bereitstellung von Grundstücken oder Gebäuden, von Ausrüstungsgütern oder Material, sowie von beruflichen und ehrenamtlichen Tätigkeiten handeln. Diese Ausgaben sind unter folgenden Bedingungen förderfähig:

  • Die Sachleistungen müssen bei der Antragsprüfung des Projekts vorgesehen und ausgeglichen sowohl im Kostenplan als auch im Finanzierungsplan ausgewiesen werden.
  • Ihr Wert kann von einer unabhängigen Stelle (z.B. Notare usw.) geschätzt und geprüft werden;
  • Ihr Wert wird in angemessener Weise dokumentiert.

Der Betrag der Kofinanzierung aus Programmmitteln darf die förderfähigen Gesamtausgaben abzüglich des Werts der Sachleistungen nicht übersteigen.

Nähere Informationen zu den Bestimmungen bezüglich der Abschreibungskosten finden sich unter Ausstatungskosten

Nachweis von Ausgaben auf Basis von vereinfachten Kostenoptionen

Förderfähige Ausgaben eines Projektpartners können anhand unterschiedlicher Methoden der vereinfachten Kostenarten berechnet werden. Mit der Anwendung dieser Berechnungsmethoden erübrigt sich die Notwendigkeit, gegenüber der Verwaltungsbehörde geltend gemachte Kosten durch individuelle Belege nachzuweisen. Die Überprüfung der tatsächlichen Realisierung der Maßnahmen gewinnt im Gegenzug jedoch an Bedeutung.

Drei Arten von „vereinfachten Kosten“ sind möglich: die Berechnung von Pauschalsätzen, von Pauschalbeträgen sowie von standardisierten Einheitskosten. Auf folgende Kostenkategorien können die vereinfachten Kostenoptionen Anwendung finden: Personalkosten, Büro‐ und Verwaltungsausgaben sowie Vorbereitungskosten. Nähere Informationen zu den unterschiedlichen Methoden finden sich in den Abschnitten der betroffenen  Kostenkategorien.

Gemäß Artikel 67, Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 („Allgemeine Verordnung“) finden vereinfachte Kostenarten keine Anwendung auf Projekte, die ausschließlich über die Vergabe von öffentlichen Aufträgen oder die Bereitstellung von Waren‐ oder Dienstleistungen durchgeführt werden.

 

Stand: 13.03.2017