Zusätzliche Informationen
 
 
Reise- und Übernachtungskosten

Beschreibung und allgemeine Bestimmungen

Notwendigkeit der Dienstreise für das Projekt

Um förderfähig zu sein, muss eine Dienstreise für das Projekt notwendig sein. Informationen über das Ziel, die Dauer und den Grund der Reise müssen vorgelegt werden. In jedem Fall ist der Projektbezug der Dienstreise mittels eines eigenen Dokumentes oder eines entsprechenden Vermerks auf einem der Dokumente zum Nachweis der Reisekosten zu belegen.

Wie bereits zuvor erwähnt, müssen Reisekosten grundsätzlich in einem angemessenen und vernünftigen Rahmen liegen und den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachten.

Bestimmungen zur Übernahme der Kosten

Reise- und Unterbringungskosten sind förderfähig, wenn sie bei einem Projektpartner anfallen und von diesem getragen werden. Nur direkte Kosten sind fördefähig.

Fallen Reisekosten nicht direkt beim Projektträger an, sind diese nur unter der Voraussetzung förderfähig, dass sie dem Beschäftigten durch den Projektpartner zurückerstattet wurden. Reisekosten von externen Personen, die im Rahmen der Vorhaben als Zielgruppen[1] von Projektmassnahmen gelten sind nicht förderfähig, selbst wenn sie von der jeweiligen Partnereinrichtung erstattet wurden.

Wenn der Arbeitgeber Reise-, Übernachtungs- oder Bewirkungskosten auf der Basis einer Pauschale (Erstattungspauschale oder Tagegeld) erstattet, wird diese berücksichtigt. Erstattete Ausgaben in Form einer Pauschale können nicht zusätzlich als Realkosten akzeptiert werden.

Grundsätzlich sind alle Reisekosten zu belegen und deren Berechnungsmodi darzulegen.

Reise-, Unterbringungs- und Bewirtungskosten externer Sachverständiger und Dienstleister

Reise-, Unterbringungs- und Bewirtungskosten von Dritten, die im Rahmen eines externen Dienstleistungsauftrags[2] getätigt wurden, sind in der Kostenkategorie „Kosten für externe Expertise und Dienstleistungen“ förderfähig.

Nähere Informationen finden sich unter Seite „Kosten für externe Expertise und Dienstleistungen“.

Aufstellung der zu dieser Kostenkategorie zählenden Ausgaben

Reisekosten

Beispiele für förderfähige Reisekosten: Fahrkarten, Reiseversicherung, Kraftstoff, Kilometerpauschale, Mautgebühren, Parkgebühren.

In der Regel sind Kosten für Kraftstoff bereits in der Kilometerpauschale inbegriffen. Wenn ein Begünstigter Kilometergeld geltend macht[3] sind Kosten für Kraftstoff nicht förderfähig.

Ermäßigungskarten (z.B. Bahncard) für öffentliche Verkehrsmittel sind förderfähig, wenn die Ermäßigungskarte dem Beschäftigten durch die Partnereinrichtung erstattet wurde und wenn festgestellt werden kann, dass durch die Anschaffung der Ermäßigungskarte Einsparungen (inklusive der Kosten für die Erstattung der Ermäßigungskarte) bei den Reisekosten erzielt werden können.

Verpflegungs- und Bewirtungskosten

Bewirtungskosten sind maximal bis zu 30,00 € (inkl. MwSt.) pro Person und Mahlzeit[4]* förderfähig, bei maximal zwei Mahlzeiten pro Tag (inkl. Kaffeepausen). Für Verpflegung in der Schweiz wird der Maximalbetrag auf 40,00 € (inkl. MwSt.) angehoben.

Unterbringungskosten

Übernachtungskosten sind bis zu einem Maximalbetrag von 150,00 € (inkl. MwSt.) pro Person und Übernachtung zzgl. Frühstück förderfähig. Dieser Maximalbetrag gilt ebenfalls für die Schweiz.

Visagebühren

Visagebühren sind lediglich für Beschäftigte des Projektpartners förderfähig unter der Voraussetzung, dass diese vom Projektpartner getragen werden. Die Visagebühren von externen Referenten sind grundsätzlich nicht förderfähig, außer in hinreichend begründeten Ausnahmefällen.

Tagegelder

Vorzulegende Nachweise

Nachweise für erstattete Ausgaben auf Realkostenbasis

Der Bezug zum Projekt sowie der Grund der Dienstreise können durch folgende Dokumente nachgewiesen werden: Dienstreisegenehmigung, Tagesordnung oder Programm einer Sitzung, Sitzungsprotokoll oder jedes andere Dokument, das der Projektbezug und die Notwendigkeit für die Projektumsetzung belebt.

Die eingereichten Beträge für Reise- und Übernachtungskosten können durch folgende Dokumente belegt werden: Reisekostenabrechnung, Rechnungskopie mit Vermerk des Projekts oder jedes andere Dokument, das die Reisekosten belegt[5].

Für Reisekosten ist es darüber hinaus unabdingbar zu belegen, dass die Dienstreise tatsächlich stattgefunden hat. Dazu ist eine entwertete Fahrkarte vorzulegen. Im Falle des Verlustes oder der Nichtverfügbarkeit der Fahrausweise kann die tatsächliche Durchführung der Dienstreise durch andere Belege nachgewiesen werden, wie z.B. Fotos, die unterzeichnete Anwesenheitsliste, die Kopie eines entwerteten Rückfahrtstickets o.Ä.

Die Kassenwirksamkeit der Reisekosten ist durch einen Buchungsbeleg nachzuweisen.

Abgesehen von den oben genannten Dokumenten muss ein Nachweis der Kostenerstattung durch den Arbeitgebers an den Beschäftigen vorgelegt werden, wenn die Kosten nicht bereits direkt durch den Arbeitgeber übernommen wurden. Lediglich Ausgaben, die auf dem Erstattungsbeleg erscheinen, können als förderfähig anerkannt werden.

Nachweise für erstattete Ausgaben auf Basis eines durch die Einrichtung festgelegten Tagessatzes oder Erstattungspauschale

Der Projektbezug sowie der Grund der Dienstreise können durch folgende Dokumente belegt werden: Dienstreisegenehmigung, Tagesordnung einer Sitzung, Sitzungsprotokoll oder jedes andere Dokument, das den Projektbezug belegt.

Wenn die Ausgaben auf Basis einer Pauschale erstattet werden, ist eine Reisekostenabrechnung, die Auskunft über den angewandten Satz oder die Erstattungspauschale gibt, als Nachweis über die entsprechenden Beträge vorzulegen. Die Berechnungsgrundlage ist der Verwaltungsbehörde zusammen mit den entsprechenden Reise-, Unterbringungs- und Bewirtungskosten im Auszahlungsantrag zu erläutern bzw. vorzulegen.

Im Falle eines Nachweises anhand von Erstattungspauschalen belegt die Reisekostenabrechnung, die die Pauschalen enthält, dass die tatsächlich stattgefunden hat.

Die Kassenwirksamkeit der Reisekosten ist nachzuweisen.

[1] z.B. Teilnehmer einer Fortbildung oder einer Veranstaltung etc.

[2] Beispiele von Dienstleistungen: Studien, Dolmetscherleistungen, Externe Referenten bei Konferenzen oder Seminaren, etc.

[3] Bei Dienstreisen mit Dienstwagen oder Privatwagen

[4] Inklusive Getränke

[5] Fahrkarten mit Informationen zum Preis, Quittung, Zahlungsbeleg etc.

 

Stand: 30.06.2016