Die Ausgaben im Rahmen Ihres Projekts
- Das Programm
- Fördermöglichkeiten
- Wissenswertes für Begünstigte
- Projektdatenbank
- Die Geschichte von Interreg am Oberrhein
- Dokumente und Tools
- Stellenangebote
Ihr Projekt ist gestartet und Sie werden im Rahmen der Durchführung eine Reihe von Ausgaben tätigen. Stellen Sie vorab sicher, dass diese Ausgaben die Kriterien für die Förderfähigkeit des Programms erfüllen. Es gibt verschiedene Kostenkategorien, für die jeweils spezielle Regeln gelten.
Vor allem aber müssen Ihre Ausgaben
- im genehmigten Kostenplan vorgesehen sein;
- einen Projektbezug aufweisen;
- dem Gebot der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gerecht werden;
- während des Realisierungszeitraums getätigt worden sein: dieser ergibt sich aus dem Förderantrag und wird in der Projektvereinbarung festgehalten;
- anhand einer getrennten Buchführung rückverfolgbar sein.
Achtung: Eine interne oder zwischen Projektpartnern erfolgte Rechnungsstellung ist nicht förderfähig!
Denken Sie daran, nach und nach alle Unterlagen zusammenzustellen, die den Projektbezug der Ausgaben konkret belegen (Fotos, Veranstaltungsprogramm, Sitzungsprotokolle, Pressemitteilung/-artikel, wissenschaftliche Veröffentlichungen etc.)!
Bei den nachfolgend beschriebenen Ausgabenkategorien wird zwischen sogenannten „vereinfachten Kosten“ und sogenannten „Realkosten“ unterschieden. Die vereinfachten Kostenoptionen erlauben es, die der Zahl der für die EFRE-Auszahlung vorzulegenden Kostennachweise zu reduzieren, was mehr Zeit für die Umsetzung der Projektmaßnahmen schafft. Für die Realkosten sind detaillierte Nachweise zu übermitteln.
Bei der Erstellung des Kostenplans für Ihr Projekt hat Ihre Einrichtung eine der fünf möglichen Kombinationen (s. u.) ausgewählt, um von bestimmten vereinfachten Kosten zu profitieren.
Geltendmachung Ihrer Ausgaben nach Kostenkategorie:
- Methode 1: Pauschalsatz von 20%
- Die Höhe der förderfähigen Personalkosten ergibt sich durch die Anwendung eines Pauschalsatzes von 20 % auf alle direkten förderfähigen Projektkosten, die keine direkten Personalkosten, Büro- und Verwaltungsausgaben und Reise- und Unterbringungskosten sind. Es handelt sich hier um die Kombination 1.
- Die auf dieser Grundlage ermittelten Personalausgaben gelten anteilig zu den angemessen belegten anderen direkten förderfähigen Kosten als getätigt und bezahlt.
- Bei Anwendung dieser Methode muss für die geltend gemachten Personalkosten kein Nachweis vorgelegt werden.
- Methode 2: Standardeinheitskosten
- Diese Methode ist im Zuge der Antragsprüfung vorgesehen; ihr liegen Einheitskosten zugrunde, die vom Programm festgelegt werden. Es gibt 5 Kategorien; die Zuordnung zur angemessenen Kategorie wird zu verschiedenen Zeitpunkten überprüft.
- Die Nachweise (Arbeitsvertrag und Formulare zur Arbeitszeiterfassung/Timesheets) sind für die Personen vorzulegen, die ausschließlich für das Projekt tätig sind, sowie für die Personen, die nicht ausschließlich für das Projekt tätig sind.
- Methode 3: Realkosten
- Diese Methode ist im Zuge der Antragsprüfung vorgesehen; sie beruht auf der Ermittlung der direkten Personalkosten auf Grundlage der tatsächlich getätigten und bezahlten Personalkosten und eines festen prozentualen Anteils der monatlichen Arbeitszeit, die für das Projekt aufgewendet wird.
- Die Nachweise (Aufgabenbeschreibung, Gehaltszettel und Arbeitsvertrag) sind für die Personen vorzulegen, die ausschließlich für das Projekt tätig sind, sowie für die Personen, die einen festen Anteil ihrer Arbeitszeit für das Projekt aufbringen.
Die Büro- und Verwaltungskosten (Verwaltung, Strom, Telefon, Büromaterial etc.) werden über einen Pauschalsatz in Höhe von 15% der Personalkosten abgegolten. Sie werden automatisch berechnet, es ist keine Vorlage von Nachweisen erforderlich.
Diese Kosten können auch über einen Pauschalsatz in Höhe von 40% der Personalkosten abgegolten werden, in den Kostenkombinationen 4 und 5.
Die Reise- und Unterbringungskosten werden über einen Pauschalsatz in Höhe von 15% der Personalkosten abgegolten. Sie werden automatisch berechnet, es ist keine Vorlage von Nachweisen erforderlich.
Diese Kosten können auch über einen Pauschalsatz in Höhe von 40% der Personalkosten abgegolten werden, in den Kostenkombinationen 4 und 5.
Die Kosten für externe Expertise und Dienstleistungen umfassen eine breite Palette an Ausgaben: Kosten in Zusammenhang mit der Organisation von Veranstaltungen (einschließlich Miete, Catering und Dolmetschdienste), externe Vergabe einer Studie oder auch Kosten für Übersetzungen.
Um diese Ausgaben geltend zu machen, sind der Verwaltungsbehörde die folgenden Nachweise zu übermitteln:
- Rechnung;
- Zahlungsbeleg;
- Beleg für die Leistungserbringung: Bericht zur durchgeführten Studie, Fotos der organisierten Veranstaltung etc.;
- Nachweis über die Einhaltung der für das öffentliche Auftragswesen geltenden Vorschriften: eingeholte Kostenvoranschläge oder Ausschreibungsunterlagen je nach Betrag;
- Nachweis über die Einhaltung der Vorschriften im Bereich Information, Kommunikation und Sichtbarkeit: z. B. das erstellte Kommunikationsmittel.
Diese Kosten können auch über einen Pauschalsatz in Höhe von 40% der Personalkosten abgegolten werden, in den Kostenkombinationen 4 und 5.
Die Ausrüstungskosten betreffen jeglichen Kauf von Ausrüstungsgütern, die für die Verfolgung der Projektziele nützlich und erforderlich ist.
Um diese Ausgaben geltend zu machen, sind der Verwaltungsbehörde die folgenden Nachweise zu übermitteln:
- Beschreibung der Ausrüstung und Begründung, inwieweit diese für das Erreichen der Ziele des Projekts unerlässlich ist;
- Rechnung;
- Zahlungsbeleg;
- Beleg für die Leistungserbringung: Lieferschein oder Foto der angeschafften Ausrüstung;
- Nachweis über die Einhaltung der für das öffentliche Auftragswesen geltenden Vorschriften: eingeholte Kostenvoranschläge oder Ausschreibungsunterlagen je nach Betrag;
- Nachweis über die Einhaltung der Vorschriften im Bereich Information, Kommunikation und Sichtbarkeit: Die gesamte über das Programm kofinanzierte Ausrüstung muss mit dem Hinweis auf die Förderung durch die Europäische Union versehen sein. Entsprechende Sticker mit dem Logo des Programms sind bei der Verwaltungsbehörde erhältlich.
Falls die angeschaffte Ausrüstung nicht mehr ausschließlich der Verfolgung der Projektziele dient und die Anschaffungskosten 5.000 Euro (ohne MwSt.) übersteigen, sind diese nur anteilig förderfähig, abhängig von der Nutzungsdauer während des Projekts und der Abschreibungsdauer. Ein entsprechender Abschreibungsplan ist der Verwaltungsbehörde vorzulegen.
Diese Kosten können auch über einen Pauschalsatz in Höhe von 40% der Personalkosten abgegolten werden, in den Kostenkombinationen 4 und 5.
Der Pauschalsatz von 40% der förderfähigen Personalkosten, der im Rahmen den Kombinationen 4 und 5 zur Anwendung kommen kann, betrifft die folgenden Ausgaben:
- Büro- und Verwaltungskosten
- Reisekosten
- Externe Dienstleistungen
- Ausrüstungskosten
- Infrastrukturkosten
- Projektvorbereitungskosten
- Projektabschlusskosten
Der Verwaltungsbehörde muss für diese Ausgaben kein zusätzlicher Nachweis vorgelegt werden. Nur die Personalkosten müssen entsprechend der vorstehend beschriebenen Methoden belegt werden.
Die Verwaltungsbehörde wird jedoch die Umsetzung der Maßnahmen Ihres Projekts verfolgen und kontrollieren.
Der Pauschalbetrag in Höhe von 32.800 € zur Abgeltung der Projektvorbereitungskosten
- ist im Kostenplan des Förderantrags vorzusehen,
- und zwar ausschließlich im Kostenplan des Projektträgers;
- muss vom Projektträger mit dem ersten Auszahlungsantrag geltend gemacht werden.
Der Verwaltungsbehörde muss kein zusätzlicher Nachweis vorgelegt werden.
Ist eine Aufteilung des Pauschalbetrags zwischen den Begünstigten des Projekts vorgesehen, ist es nach Auszahlung des Pauschalbetrags Aufgabe des Projektträgers, die entsprechenden Fördermittelanteile weiterzuleiten.
Diese Kosten können auch über einen Pauschalsatz in Höhe von 40% der Personalkosten abgegolten werden, in den Kostenkombinationen 4 und 5.
Der Pauschalbetrag in Höhe von 11.000 € zur Abgeltung der Projektabschlusskosten
- ist im Kostenplan des Förderantrags vorzusehen;
- und zwar ausschließlich im Kostenplan des Projektträgers.
Der Verwaltungsbehörde muss kein zusätzlicher Nachweis vorgelegt werden.
Ist eine Aufteilung des Pauschalbetrags zwischen den Begünstigten des Projekts vorgesehen, ist es nach Auszahlung des Pauschalbetrags Aufgabe des Projektträgers, die entsprechenden Fördermittelanteile weiterzuleiten.
Diese Kosten können auch über einen Pauschalsatz in Höhe von 40% der Personalkosten abgegolten werden, in den Kostenkombinationen 4 und 5.
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