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Die öffentliche Auftragsvergabe

Die Einhaltung der Regeln für die öffentliche Auftragsvergabe ist unerlässlich, damit Ihre Beschaffung von Bauleistungen, Ausrüstung oder Dienstleistungen förderfähig ist!

Planen Sie Ausgaben im Zusammenhang mit einem öffentlichen Auftrag, der bereits vor Beginn Ihres Projekts abgeschlossen wurde? Melden Sie dies so schnell wie möglich dem Gemeinsamen Sekretariat! Dieses muss den Vertrag vor der Annahme Ihres Projekts prüfen!

Wenn Sie als Begünstigter von EU-Mitteln im Rahmen Ihres Interreg-Projekts Ausgaben für externe Dienstleistungen oder für die Beschaffung von Ausrüstung oder von Bauleistungen tätigen, muss Ihre Einrichtung die Regeln für die öffentliche Auftragsvergabe einhalten, die in dem Land gelten, in dem Ihre Einrichtung ansässig ist. Überprüfen Sie bitte anhand der nachstehenden Rubrik, ob die Regeln für die öffentliche Auftragsvergabe für Ihre Struktur gelten!

Wichtiger Hinweis: Ein zu häufiger Rückgriff auf denselben Dienstleister für einen wiederkehrenden Bedarf kann dazu führen, dass Ihre Ausgaben nicht förderfähig sind! Richten Sie sich nach unserem nachstehenden Leitfaden und beachten Sie unsere Empfehlungen.

Gelten für meine Einrichtung die Regeln für die öffentliche Auftragsvergabe?

Einrichtungen müssen die Regeln für die öffentliche Auftragsvergabe beachten, wenn es sich bei ihnen um Folgendes handelt:

Juristische Person des öffentlichen Rechts
Rechtspersonen, die zu dem besonderen Zweck gegründet wurden, im Allgemeininteresse liegende Aufgaben nicht gewerblicher Art zu erfüllen, und für die gilt:
• Sie werden entweder überwiegend durch einen öffentlichen Auftraggeber finanziert,
• oder unterstehen hinsichtlich ihrer Leitung der Aufsicht eines öffentlichen Auftraggebers
• oder sie haben ein Verwaltungs-, Leitungs- beziehungsweise Aufsichtsorgan, das mehrheitlich aus Mitgliedern besteht, die von öffentlichen Auftraggeber benannt werden
Einrichtungen des privaten Rechts, die Verbände aus mehreren der vorgenannten Körperschaften oder Einrichtungen des öffentlichen Rechts bestehen
öffentliche Auftraggeber oder öffentliche Unternehmen sind oder Einrichtungen des privaten Rechts, die auf der Grundlage von besonderen oder ausschließlichen Rechten eine Tätigkeit in den Bereichen
- Energieversorgung (Gas undW ärme, Elektrizität, Förderung von fossilen Energieträgern)
- Wasserversorgung,
- Verkehr
- Postdienste

Auch wenn es sich um eine Einrichtung des privaten Rechts handelt, gelten für sie in gewissem Maße die Regeln für die öffentliche Auftragsvergabe, da sie ja EU-Mittel erhält! Überprüfen Sie in den Regeln für die öffentliche Auftragsvergabe, ob dies auf Sie zutrifft!

Wie lässt sich mein Bedarf schätzen?

Sie müssen in der Lage sein, Ihren Bedarf möglichst genau abzuschätzen, um dann das für den geschätzten Betrag richtige Verfahren der öffentlichen Auftragsvergabe auszuwählen.

Nur mit einer qualitativ guten, schlüssigen und vollständigen Dokumentation kann sichergestellt werden, dass Sie Ihren Bedarf richtig abgeschätzt haben.

Als konkretes Beispiel zu nennen ist hier ein Fall, der regelmäßig im Rahmen unserer Interreg-Projekte auftritt:

Sie planen, während Ihres Projekts 20 Sitzungen abzuhalten, die den Rückgriff auf spezialisierte Dolmetscherinnen und Dolmetscher erforderlich machen.

A) Meine Einrichtung verfügt über eine strukturierte Beschaffungspolitik und eine im Vorfeld des Projekts für die verschiedenen Warengruppen vorgenommene Schätzung des jährlichen Bedarfs. Diese Schätzung wird von Ihrer Einrichtung regelmäßig vollständig aktualisiert.
- Fall Nr. 1: Sie wissen, dass es eine von Ihrer Einrichtung abgeschlossene Rahmenvereinbarung gibt, und Sie beantragen, die vorhandenen Verträge zu nutzen, um den jeweiligen Bedarf des Projekts durch eine Ad-Hoc-Beauftragung zu decken.
  - Damit ist die Bedarfsschätzung gesichert und dokumentiert.
- Fall Nr. 2: Die gewünschten Leistungen sind nicht durch die für das Dolmetschen vorhandene Rahmenvereinbarung abgedeckt. In diesem Fall gilt für Sie Punkt B).
B) Meine Einrichtung verfügt nicht über eine entsprechende Beschaffungspolitik; ich schätze den Bedarf für die Gesamtdauer des Projekts durch eine Bündelung der vergleichbaren Leistungen.
- Fall Nr. 1: Sie kennen die Marktpreise, da Sie bereits kürzlich auf verschiedene Dolmetscherinnen und Dolmetscher zurückgegriffen haben. Daher liegen Ihnen Kostenvoranschläge bzw. Rechnungen vor.
  - Damit ist die Bedarfsschätzung dokumentiert.
- Fall Nr. 2: Sie kennen die Marktpreise nicht. Sie können verschiedene Unternehmen anrufen und den durchschnittlichen Preis für Dolmetschleistungen pro halben Tag/pro Stunde erfragen. Diese Vorgehensweise nennt sich „Sourcing“.
  - Die Anrufe sollten Sie bitte genau dokumentieren.
- Sie kennen die Marktpreise nicht. Sie können von drei verschiedenen Dienstleistern jeweils einen Kostenvoranschlag für Dolmetschleistungen pro halben Tag anfordern.
  - Damit ist die Bedarfsschätzung dokumentiert.

Mit diesen verschiedenen Arten der Abschätzung Ihres Bedarfs können Sie herausfinden, welches Vergabeverfahren anzuwenden ist. Die Verwaltungsbehörde wird Sie fragen, auf welche Weise Sie Ihren Bedarf abgeschätzt haben. Sie können kann die verschiedenen Nachweise für Ihr Vorgehen vorlegen (Kopie von Kostenvoranschlägen/früheren Rechnungen, schriftlicher Vermerk zum Sourcing etc.).

Wie lassen sich Interessenkonflikte vermeiden?

Die Vorbeugung von Interessenkonflikten ist ein wichtiger Teilaspekt bei der öffentlichen Auftragsvergabe. Die Verwaltungsbehörde wird Sie bitten, Maßnahmen nachzuweisen, die ergriffen wurden, um bei der Vergabe von Aufträgen Interessenkonflikte zu vermeiden (auch bei Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte). Der Vergabeentscheidung kann zum Beispiel ein Zusatz beigefügt werden, der von den an ihr beteiligten Personen unterschrieben wird, um zu bestätigen, dass es keinen Interessenkonflikt gibt.

Sie haben noch keine Maßnahmen zur Vermeidung von Interessenkonflikten ergriffen? Dann empfehlen wir Ihnen, das von uns bereitgestellte Muster für die Erklärung über das Nichtvorliegen eines Interessenkonflikts herunterzuladen.