Die öffentliche Auftragsvergabe

Einrichtungen müssen die Regeln für die öffentliche Auftragsvergabe beachten, wenn es sich bei ihnen um Folgende handelt:

• Juristische Person des öffentlichen Rechts
• Rechtspersonen, die zu dem besonderen Zweck gegründet wurden, im Allgemeininteresse liegende Aufgaben nicht gewerblicher Art zu erfüllen, und für die gilt:
  • Sie werden entweder überwiegend durch einen öffentlichen Auftraggeber finanziert,
  • oder unterstehen hinsichtlich ihrer Leitung der Aufsicht eines öffentlichen Auftraggebers
  • oder sie haben ein Verwaltungs-, Leitungs- beziehungsweise Aufsichtsorgan, das mehrheitlich aus Mitgliedern besteht, die von öffentlichen Auftraggeber benannt werden
• Einrichtungen des privaten Rechts, die Verbände aus mehreren der vorgenannten Körperschaften oder Einrichtungen des öffentlichen Rechts bestehen
• öffentliche Auftraggeber oder öffentliche Unternehmen sind oder Einrichtungen des privaten Rechts, die auf der Grundlage von besonderen oder ausschließlichen Rechten eine Tätigkeit in den Bereichen
  • Energieversorgung (Gas und Wärme, Elektrizität, Förderung von fossilen Energieträgern)
  • Wasserversorgung,
  • Verkehr
  • Postdienste

Auch wenn es sich um eine Einrichtung des privaten Rechts handelt, gelten für sie in gewissem Maße die Regeln für die öffentliche Auftragsvergabe, da sie ja EU-Mittel erhält. Überprüfen Sie in den Regeln für die öffentliche Auftragsvergabe, ob dies auf Sie zutrifft.

Sie müssen in der Lage sein, Ihren Bedarf möglichst genau abzuschätzen, um dann das für den geschätzten Betrag richtige Verfahren der öffentlichen Auftragsvergabe auszuwählen.

Nur mit einer qualitativ guten, schlüssigen und vollständigen Dokumentation kann sichergestellt werden, dass Sie Ihren Bedarf richtig abgeschätzt haben.

Als konkretes Beispiel zu nennen ist hier ein Fall, der regelmäßig im Rahmen unserer Interreg-Projekte auftritt:

Sie planen, während Ihres Projekts zwanzig Sitzungen abzuhalten, die den Rückgriff auf spezialisierte Dolmetscherinnen und Dolmetscher erforderlich machen.

• 1. Möglichkeit: Meine Einrichtung verfügt über eine strukturierte Beschaffungspolitik und eine im Vorfeld des Projekts für die verschiedenen Warengruppen vorgenommene Schätzung des jährlichen Bedarfs. Diese Schätzung wird von Ihrer Einrichtung regelmäßig vollständig aktualisiert.
  • Fall Nr. 1: Sie wissen, dass es eine von Ihrer Einrichtung abgeschlossene Rahmenvereinbarung gibt, und Sie beantragen, die vorhandenen Verträge zu nutzen, um den jeweiligen Bedarf des Projekts durch eine Ad-Hoc-Beauftragung zu decken.
    • Damit ist die Bedarfsschätzung gesichert und dokumentiert.
  • Fall Nr. 2: Die gewünschten Leistungen sind nicht durch die für das Dolmetschen vorhandene Rahmenvereinbarung abgedeckt. In diesem Fall gilt für Sie die 2. Option).
• 2. Möglichkeit: Meine Einrichtung verfügt nicht über eine entsprechende Beschaffungspolitik; ich schätze den Bedarf für die Gesamtdauer des Projekts durch eine Bündelung der vergleichbaren Leistungen.
  • Fall Nr. 1: Sie kennen die Marktpreise, da Sie bereits kürzlich auf verschiedene Dolmetscherinnen und Dolmetscher zurückgegriffen haben. Daher liegen Ihnen Kostenvoranschläge bzw. Rechnungen vor.
    • Damit ist die Bedarfsschätzung dokumentiert.
  • Fall Nr. 2: Sie kennen die Marktpreise nicht. Sie können verschiedene Unternehmen anrufen und den durchschnittlichen Preis für Dolmetschleistungen pro halbem Tag/pro Stunde erfragen. Diese Vorgehensweise nennt sich „Sourcing“.
    • Die Anrufe sollten Sie bitte genau dokumentieren.
  • Fall Nr. 3: Sie kennen die Marktpreise nicht. Sie können von drei verschiedenen Dienstleistern jeweils einen Kostenvoranschlag für Dolmetschleistungen pro halbem Tag anfordern.
    • Damit ist die Bedarfsschätzung dokumentiert.

Mit diesen verschiedenen Arten der Abschätzung Ihres Bedarfs können Sie herausfinden, welches Vergabeverfahren anzuwenden ist. Die Verwaltungsbehörde wird Sie fragen, auf welche Weise Sie Ihren Bedarf abgeschätzt haben. Sie können kann die verschiedenen Nachweise für Ihr Vorgehen vorlegen (Kopie von Kostenvoranschlägen/früheren Rechnungen, schriftlicher Vermerk zum Sourcing, usw.).

Die Vorbeugung von Interessenkonflikten ist ein wichtiger Teilaspekt bei der öffentlichen Auftragsvergabe. Die Verwaltungsbehörde wird Sie bitten, Maßnahmen nachzuweisen, die ergriffen wurden, um bei der Vergabe von Aufträgen Interessenkonflikte zu vermeiden (auch bei Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte). Der Vergabeentscheidung kann zum Beispiel ein Zusatz beigefügt werden, der von den an ihr beteiligten Personen unterschrieben wird, um zu bestätigen, dass es keinen Interessenkonflikt gibt.

Sie haben noch keine Maßnahmen zur Vermeidung von Interessenkonflikten ergriffen? Dann empfehlen wir Ihnen, das von uns bereitgestellte Muster für die Erklärung über das Nichtvorliegen eines Interessenkonflikts herunterzuladen.

Bitte beachten Sie, dass die Verwaltungsbehörde keine zusätzlichen Vorschriften festlegt. Sie sind aufgrund Ihrer Qualifikation als öffentlicher Auftraggeber oder Vergabestelle zur Einhaltung dieser Vorschriften verpflichtet.

Bitte beachten Sie: Wenn sich der Betrag Ihres Bedarfs einem der geltenden Schwellenwerte nähert, empfiehlt es sich, das Verfahren für den höheren Schwellenwert anzuwenden, um die Ausgaben abzusichern, insbesondere im Falle einer Änderung des Auftrags.

Die Unterlagen sind nach Art des Verfahrens (oberschwellige Verfahren oder unterschwellige Verfahren) aufgelistet. Die Übermittlung der Belege im Zusammenhang mit der öffentlichen Auftragsvergabe im Rahmen Ihres Projekts erfolgt über ein sicheres Übertragungstool, dessen Zugang Ihnen Ihr Ansprechpartner bei der Verwaltungsbehörde zur Verfügung stellt. Sie können sich auch direkt an ihn wenden, um den Link zu diesem Übertragungstool zu erhalten.