Projektänderungen

Projektänderungen

Ihr Projekt wurde vom Begleitausschuss auf der Basis einer klaren Zielstellung, eines Aktionsplans und eines vorläufigen Budgets inklusive Personalkosten angenommen, die Sie präzise aufgelistet haben. Sie und Ihre Partner haben sich zur Einhaltung dieses Plans verpflichtet. Es ist grundsätzlich nicht möglich, das Projekt nach seiner Annahme durch den Begleitausschuss zu ändern.

Die Verwaltungsbehörde ist sich jedoch bewusst, dass über die Projektlaufzeit hinweg unvorhergesehene Ereignisse eintreten können. Diese können manchmal die erfolgreiche Durchführung des Projekts gefährden und eine Änderung des Projekts erforderlich machen, wie z.B.:

  • Ein Kollege oder eine Kollegin, der/die für das Projekt arbeitet, ist für längere Zeit abwesend oder verlässt seine/ihre Stelle (Mutterschafts-/Elternurlaub, Versetzung, Renteneintritt…) und diese Veränderung wirkt sich in wesentlichem Ausmaß auf die Aufgabenverteilung innerhalb des Projekts aus.
  • Ein unvorhergesehenes Hindernis steht der erfolgreichen Erreichung Ihrer Projektziele im Weg (Änderung der nationalen Vorschriften, Konjunkturlage…) und Sie müssen neue Lösungen finden, um dieses Hindernis zu umgehen, eventuell durch zusätzliche Maßnahmen im Aktionsplan, neue Indikatoren und/oder möglicherweise eine Änderung des Projektbudgets.

In diesen Fällen müssen Sie einen Antrag auf Projektänderung stellen.

Wie stelle ich meinen Antrag auf Projektänderung?

1. Lesen Sie sich die Regeln hinsichtlich einer Projektänderung des Interreg Oberrhein Programms durch.

dann

2. Laden Sie sich das Formular für den Änderungsantrag herunter.

3. Senden Sie das vollständig ausgefüllte Formular zusammen mit den erforderlichen Anhängen per E-Mail an Ihren Ansprechpartner oder Ihre Ansprechpartnerin bei der Verwaltungsbehörde.

Die Verwaltungsbehörde wird Ihren Änderungsantrag prüfen und Sie bezüglich des Bearbeitungsstands und der getroffenen Entscheidung informieren. Gegebenenfalls wird die sie Sie zum besseren Verständnis um nähere Angaben oder um Korrekturen bitten, die den Antrag bewilligungsfähig machen.

Es gibt zwei Arten von Projektänderungen: Geringfügige und Erhebliche (siehe im Folgenden für weitere Erklärungen). Sollten Sie sich bezüglich der Art Ihrer geplanten Änderung unsicher sein, ist es in jedem Fall die Verwaltungsbehörde, die die finale Entscheidung trifft.

  • Beschreiben und begründen Sie Ihren Antrag in dem dafür vorgesehenen Formular: ein klares Verständnis des spezifischen Kontextes und der damit verbundenen Herausforderungen ermöglicht eine schnellere Antragsprüfung!
  • Stellen Sie die gewünschten Veränderungen in den verschiedenen beigefügten Dokumenten gut sichtbar dar („Vorher-Nachher-Spalten“ einfügen, alte Elemente durchstreichen, neue Elemente farbig hervorheben…).
  • Überprüfen Sie Ihre Berechnungsformeln in den Excel-Dateien
  • Sammeln Sie alle Änderungen Ihrer Partner in einem einzigen Antrag mit nur einem ausgefüllten Formular und einem geänderten Anhang, der alle Partner zusammenfasst (z.B. eine einzige Excel-Datei mit einem Reiter pro Partner).

Ihre Änderung ist geringfügig, wenn es sich z. B. um Folgendes handelt:

  • eine Personaländerung bei gleichbleibendem Budget; ein aktualisierter Personalkostenanhang und neue Aufgabenbeschreibungen (für Personalkosten in Methode 3) sind dem Antragsformular für die Änderung beizufügen.
  • eine Budgetübertragung von einer Haushaltslinie auf eine andere innerhalb derselben Kategorie; ein geändertes Budget im Excel-Format ist dem Antragsformular für die Änderung beizufügen.

Anmerkung: Das Übertragen des Budgets in derselben Zeile von einem Jahr auf das Andere erfordert keinen Änderungsantrag.

Ihre Änderung ist erheblich, wenn es sich z.B. um Folgendes handelt

  • eine erhebliche Änderung an der Zielsetzung des Projekts
  • das Aufnehmen oder Ausscheiden eines kofinanzierenden Projektpartners
  • eine Änderung am Finanzierungsplan
  • eine erhebliche Änderung am Projektkostenplan
  • eine Änderung am Realisierungszeitraum des Projektes
  • jegliche andere Änderung, die sich auf die Artikel der gemeinsam mit der Verwaltungsbehörde unterzeichneten Vereinbarung auswirkt.

Wenn Ihre gewünschte Projektänderung eine Erhebliche ist, können Sie diese unmittelbar in einem offiziellen, vom Projektträger unterzeichneten Schreiben formalisieren und die erforderlichen Dokumente beifügen. Der Antrag wird anschließend den Programminstanzen vorgelegt. Eine Genehmigung der erheblichen Projektänderung vom Begleitausschuss hat zur Folge, dass alle Partner eine Zusatzvereinbarung unterzeichnen müssen, um die Änderungen am Projekt zu bestätigen. Die nachfolgenden Ausgaben des Projekts werden erst nach Unterzeichnung dieser Zusatzvereinbarung akzeptiert.

ACHTUNG: Ab dem Erreichen des Stichtages 6 Monate vor Ende des Durchführungszeitraums Ihres Projekts ist es nicht mehr möglich, einen Änderungsantrag einzureichen.