Verfahren zum Projektabschluss
Der administrative und finanzielle Abschluss eines Projekts kann je nach Anzahl der Partner, des Budgets usw. einige Zeit in Anspruch nehmen. Achten Sie darauf, den gesamten Schriftverkehr mit der Verwaltungsbehörde nach Projektende sorgfältig aufzubewahren, insbesondere bei Personalwechseln.
Der erste Schritt besteht darin, einen Auszahlungsantrag bei der Verwaltungsbehörde einzureichen. Dieser Auszahlungsantrag muss zusätzlich zum gewöhnlichen Antrag bestimmte Unterlagen enthalten:
Am Projektende verfassen Sie einen Abschlussbericht mit Hilfe der Vorlage, die Sie auf Synergie-CTE finden. Die Übermittlung dieses Dokuments ist Voraussetzung für die Zulässigkeit des letzten Auszahlungsantrags. Der Abschlussbericht liefert der Verwaltungsbehörde eine genaue Zusammenfassung der Projektoutputs, der Projektergebnisse, der Auswirkungen und der Zukunftsperspektiven des Projekts. Die Verwaltungsbehörde bestätigt den Abschlussbericht, sobald dieser als vollständig betrachtet wird.
Neben dem Abschlussbericht muss der letzte Auszahlungsantrag für jeden Begünstigten eine vom gesetzlichen Vertreter der Einrichtung unterzeichnete Übersicht über die vereinnahmten Beträge enthalten.
Bitte beachten: Wenn die Kofinanzierungsmittel Ihrer Partner vom Gesamtbetrag der förderfähigen Ausgaben abhängig sind, können diese die Übersicht erst nach der Prüfung des letzten Auszahlungsantrags erstellen (z. B. bei Projekten im Rahmen der „Wissenschaftsoffensive“). Wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei der Verwaltungsbehörde, wenn Sie Zweifel hinsichtlich des Übermittlungsdatums dieses Dokuments haben.
Wenn der letzte Auszahlungsantrag eingegangen ist, besteht der nächste Schritt darin, dass Ihre Ausgaben von der Verwaltungsbehörde geprüft werden. Nach Abschluss der Prüfung haben Sie eine Frist von einem Monat, in welcher Sie die letzten ergänzenden Informationen zu den zurückgestellten Ausgaben übermitteln können. Diese Frist ermöglicht es Ihnen gegebenenfalls zu überprüfen, ob Sie ihren Pflichten bezüglich der Kommunikation nachgekommen sind.
Der letzte Schritt besteht im tatsächlichen Projektabschluss. Wenn alle Unterlagen übermittelt, die Übersichten über die vereinnahmten Beträge eingereicht und die Frist von einem Monat abgelaufen ist, teilt der für das Projekt zuständige Prüfer dem Projektträger den genehmigten Gesamtbetrag mit. Er überprüft zudem, dass keine Überfinanzierung vorliegt, indem er den ordnungsgemäßen Eingang aller nationalen Kofinanzierungsmittel für das Projekt kontrolliert.
Die Verwaltungsbehörde erstellt anschließend einen letzten Nachweis zur Leistungserbringung, der als Grundlage für die Auszahlung der letzten bewilligten EFRE-Mittel dient. Es obliegt dem Projektträger, den Restbetrag an seine Partner weiterzuleiten. Diesen müssen danach den Erhalt der Zahlung auf Synergie bestätigen.
Anschließend erhalten Sie per Post ein Abschlussschreiben. Die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen wird in diesem Schreiben angegeben (etwa 10 Jahre).
Lesen Sie das Themenblatt zum Projektabschluss im Handbuch.